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得到大学 思维模型课学习笔记及我的延展思考

发布时间:2019-07-31 08:32 来源:未知 编辑:admin

  得到大学教务长蔡钰老师强烈建议,在我们的职业生涯中,如果有机会,要主动组织一个超大项目,至少要参与其中。因为一个项目足够大,才能够集成更多的资源、发生更加复杂的分工协作,在这个过程中建立的认知和能力非常宝贵,是人生的一笔财富。

  世界上最大、最复杂的项目之一,是核电站的建设。要建一个核电站,光是涉及的专业就有60多个,设计队伍会达到数千人,设计文件至少会产生10万份。应对如此庞杂而关联紧密的系统,必然会有相适应的方法论。

  1、面对一个超大项目,我们要做的第一件事,是了解这个项目到底有多复杂,以及复杂性的来源在哪儿,不能盲目的设计和执行。

  例如:核电站的复杂性,就在热能的来源是放射性核燃料。所以,从燃料棒的工艺到动力回路系统,再到冷却系统,都要求有非常高的安全性,也就比普通电厂复杂得多。面对这样的项目,想在运行中发现问题再解决是不行的,而是要在设计阶段就把各种因素都考虑进去,不能遗漏,否则后果不堪设想。人们可以原谅科学家搞不出发明,但无法原谅工程师错判了未来。

  2、一个解决方案如果被验证有效,它就成为了一个模块,可以直接把它嵌入到整体方案中,它可以帮助简化设计过程,降低项目整体的风险。

  例如:一个核电站,包括400多个系统,光阀门就超过1万个,管道长度超过6万米,所有零件来自数千家供应商。没有谁能吃透整个项目的所有细节,每一个参与者都只能掌握其中一部分的内在规则。也由此,衍生出两条心法。

  第一,优先采用成熟方案。不是工程师不愿意创新,而是对于核电站来说,试错的成本太高了。而且模块之间,牵一发而动全身,一个模块变了,还会影响其他模块,不确定性就更大,风险很难控制。

  第二,能分解的功能就不要重合。比如,反应堆外面的混凝土安全壳,即要防止内部核泄漏,又要防止外部的大型物体撞击,而这两个功能需要承受的力是相反方向的。所以最好的方法不是花大成本制作同时有这两个功能的安全壳,而是分别造内外两个壳。

  3、在面对各种不确定的情况下,确保项目正常运行,需要我们建立对复杂系统整体的理解,和丰富的实践经验,这就是结构化的想象力。

  例如:核电厂有5000多个故障报警灯,可能会出现的单一和叠加报警,有成千上万种,再优秀的工程师,也不可能了解所有原因。比如,当几个灯同时亮起,提示管道的温度和压力下降,究竟什么原因?暂时还不知道。但它导致的后果是能预料的,这种情况下,最优先的处理方案可能是往锅炉补水,确保安全运行。至于现象背后的原因,可以留在以后去探寻。

  4、在工程上,保证安全的一个通用方法是留出冗余,但冗余过多,同样会增加系统的复杂度,带来新的不确定性。更好的方法是,简化系统的复杂性,尽可能依托现有的资源和最基础可靠的方法解决问题。

  例如:核电站最怕断水,冷却水要是漏了,堆芯就可能熔毁。应对这一情况,多数核电站都使用了备用水泵,可这里有个BUG,就是水泵本身也需要电力,如果发生大的自然灾害,导致电力全部中断,备用水泵也就不起作用了。为了解决这一问题,在最新的核电站施工方案中,去掉了备用水泵,而是直接把两个大水箱放在反应堆上方,一旦出现意外,水箱的气动阀门打开,水就依靠重力自动流入,而气动阀门靠电池就可以工作。这个解决方案的精妙在于,把安全交给了基础的物理定律,这比什么系统都可靠。

  要点一:先对复杂性做全面了解,尤其对安全性有较高要求的超大项目,必须全面设计和规划,确保万无一失才能执行。

  要点二:拆解力,尽可能使用成熟的模块来解决复杂系统的问题,把期望变成可行。

  要点三:想象力,面对不确定性,能判断出项目潜在的结构,进而找到解决问题的方案。

  要点四:化约力,一味地加冗余,可能会带来新的复杂性,尝试去简化复杂系统,用更基础的原理,可能是更有效的方法。

  本节课中,蔡钰老师特别提到,超大项目是相对于我们的能力和资源而言的。比如对于一个刚毕业的大学生,操办一场公司年会也是超大项目。也就是说,如果一个项目需要调用多方面的资源,同时建立起多个协作系统,它对我们来说,就是超大项目。

  我曾经做过很长时间的活动策划和执行,对我来说,策划一场大型线下活动就是一个超大项目。除了本节课中给出的应对超大项目的基础方法论,关于组织大型活动,我再给大家提供几个重要的执行要点,希望未来大家遇到类似项目可以有所帮助。

  对于组织大型活动来说,最重要的不是创意多么好,也不是现场效果多么精彩,而是全力增大执行过程的确定性。道理很简单,一个错误或意外就能葬送所有的创意和效果,受众不一定会记得活动多么精彩,但一定会记得让人尴尬的错误和意外。我们可以做好下述三件事,能极大提高活动的确定性,降低不确定性。

  我们组织一场大型活动,必然会牵涉很多方面:需求方(甲方)、执行方(乙方)、以及甲乙双方的供应商,甚至第三方合作者。而每个方面又会有负责不同任务的人员,这让本就复杂的项目,在协调、沟通的效率和准确度上,面临更严峻的考验。

  此时,确保参与组织的各方人员所获得的信息是即时且对等的,就显得格外重要。很多时候,在策划期和筹备期的效率低下,与信息不同步有很大关系。而由此造成的准备不充分,自然会极大增加执行的不确定性。

  例如,某活动的策划前期,乙方在勘察过场地之后,规划了人流动线(受众在活动中的行动轨迹),也获得了甲方的认可。然而,不知什么原因会场方面调整了出入口的配置(有些门会关闭,原本关闭的门会开放),会场的负责人却没有及时通知甲乙双方,直到乙方进场搭建才知道,此时乙方只能赶工,重新设计人流动线,重新制作路引牌等相关物品,造成很多不必要的麻烦和浪费,增加了不确定性。

  不仅是在活动的策划期和筹备期,在执行期出现的很多问题,也与信息不同步有关。

  例如,某活动,甲方演讲领导的服装原本是经过乙方(执行方)确认的,但不知什么原因,上场前甲方临时更换了服装,且没有通知乙方。更遭的是,还换了个条纹的衬衫,结果就是现场视频反到大屏幕上,领导衣服上的花纹都是扭曲的,非常难看(摩尔纹,一种光学现象),也让领导很尴尬。乙方的现场导演只能让摄像师全程给远景,不敢拉近,更不能给特写,画面效果自然不好。

  所以,当我们组织一场大型活动,从一开始就要跟所有相关方强调信息同步的重要性,要让任何一方在某项任务或者细节上有了阶段性的进展或变化时,及时通告所有参与组织的人员。不要擅自判断这个信息或变化对别人是否有影响,这能最大程度避免由于信息不对称导致的很多问题。

  参与组织的活动多了就会发现,在筹备和执行过程中出现的大部分问题是因为相信人的记忆力,而不采用工具造成的。这里说的工具,主要是各种辅助执行的图表。

  比如,制作物的尺寸设计错误,忘记了某些物料,放错了PPT、临上场找不到道具等等。这些问题,有时无关痛痒,有时却可能成为最大的败笔甚至致命伤。

  曾经参加的某活动,因为负责物料的人员在运输时忘了装有特制奖杯的箱子(异地运输),也没有在运输到场后进行二次清查,导致主办方只能给所有获奖嘉宾发市场上能买到的普通奖杯(乙方为了救场,临时买的)。其实,只需要一个叫《运输清查表》的工具就可以基本杜绝此类问题。

  活动中最常用到的人员联系表、各工种任务流程表、各工种现场执行表、物料设备表、

  运输清查表等等,都是让执行者不依赖于任何人的记忆力,而是靠众多图表组成的全方位辅助“工具包”来完成任务。

  所以,无论是甲方还是乙方,作为活动的组织和执行者,在整个执行路径中,任何一项任务,一个节点,都应尽量用工具代替人的记忆,才能最大程度的减少不确定性,避免低级错误造成巨大的负面影响。

  如果说运用工具辅助执行,是降低错误概率的好方法,那么尽量多的彩排和预演就是减少意外发生的重要手段。

  需要注意的是,对于表演类的活动,只有正式的,服化道、声光电全上,连续走完全部流程的才叫彩排。如果只是穿着便装随随便便上台练一下,那叫排练。只有彩排才能真正发现问题,比如节目之间的衔接问题、道具的使用问题、声光电的配合问题等等。

  对于非表演类的活动,比如各种发布会、演讲报告会、体验类活动(比如新车的试乘试驾)、展览类活动等,“彩排”就变成了预演。但此类活动的组织者很多都不重视预演。

  例如,行业展会,参展商都会有各自的营销活动,经常出现某些展商由于活动过于火爆,导致人群短时的大量聚集,很容易出现意外。很多此类项目的主办方觉得,在受众没有进场之前,是无法确定各展商活动的实际效果的,也就没有预演的必要。

  但实际上,主办方完全可以让展商对各自的营销活动形式提前报备,再由承办方在搭展时与参展商共同进行一次“预演”,凭借经验来预测现场状况,提前做一些布置,比如规划小范围的人流动线、在特定时间段配置更多的保安人员和疏导员,就可以避免很多意外的发生。

  所以任何活动都应该彩排或者预演,在其中发现问题,才能降低意外的发生概率。返回搜狐,查看更多

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